Trasferte dipendenti, condizioni di non imponibilità

Parliamo ancora di spese di trasferta, questa volta nell'ottica della deducibilità delle spese in capo alla società che sostiene dette spese per i propri dipendenti.

Anche in questo ambito sono entrate in vigore nuove regole di tracciabilità dei pagamenti, con la Legge di Bilancio 2025 prima e con DL 84/2025 poi, regole che impattano direttamente sulle procedure aziendali, imponendo controlli più rigorosi per evitare contestazioni fiscali.

Relativamente al concetto di trasferta, in assenza di una definizione normativa, occorre distinguere tra:

• Dipendenti: si ha trasferta quando l’attività è svolta fuori dal Comune sede di lavoro, con carattere temporaneo.
• Collaboratori coordinati e continuativi: la trasferta si configura quando l’attività è svolta fuori dalla sede naturale indicata nel contratto.

Questa distinzione è importante perché le regole di deducibilità si applicano solo alle spese sostenute in occasione di trasferte effettive.
In termini di deducibilità per l’impresa, dal periodo d’imposta 2025:

• Le spese di vitto e alloggio, viaggio e trasporto tramite taxi o NCC, nonché i rimborsi analitici delle medesime spese, sono deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili.
• L’obbligo riguarda solo le spese sostenute nel territorio dello Stato. Le trasferte all’estero restano escluse dal vincolo di tracciabilità.
• Sono escluse dall’obbligo le spese per trasporto pubblico di linea (es. treni, aerei) e pedaggi. 

Per quanto riguarda i limiti di deducibilità dei rimborsi spesa si ricorda che:

• Rimborsi analitici: deducibili fino a 180,76 € al giorno per trasferte in Italia e 258,23 € per l’estero (art. 95 TUIR).
• Rimborsi forfetari e misti: interamente deducibili.
• Trasferte nel territorio comunale: le spese di vitto e alloggio sono deducibili al 75% (art. 109 TUIR), anche se pagate in contanti.

Quando il dipendente o collaboratore utilizza un proprio automezzo o un veicolo a noleggio per una trasferta, le spese sono deducibili entro i limiti fissati dall’art. 95 TUIR, ovvero:
al costo della percorrenza, determinato in base alle tabelle ACI o alle tariffe di noleggio relativi ad automezzi di potenza non superiore a

• 17 cavalli fiscali per motori a benzina.
• 20 cavalli fiscali per motori diesel.

Per veicoli con potenza superiore, la deducibilità è ammessa solo fino al costo corrispondente a un’auto entro tali limiti.
Dal 2025, anche le spese di rappresentanza e per omaggi devono essere pagate con strumenti tracciabili per essere deducibili. Restano invariati i limiti quantitativi:

• 1,5% dei ricavi fino a 10 milioni.
• 0,6% tra 10 e 50 milioni.
• 0,4% oltre 50 milioni.

A differenza delle spese di trasferta, l’obbligo di tracciabilità per le spese di rappresentanza vale anche per quelle sostenute all’estero.
La tracciabilità non sostituisce gli obblighi documentali:

• Le note spese devono essere corredate da giustificativi (fattura o ricevuta con dati essenziali).
• Per i pagamenti elettronici, la contabile non basta: serve il documento del prestatore (es. ricevuta taxi con percorso e importo, vedi interpello AE n. 142/2024).

---

 

Restiamo a disposizione per ogni chiarimento