Trasferte dipendenti, condizioni di non imponibilità

Dal 1° gennaio 2025 la Legge di Bilancio 2025 ha stato stabilito che i rimborsi delle spese in trasferta dei dipendenti (quali vitto, alloggio, viaggio e trasporto) affinché possano essere considerati esenti per il lavoratore debbano essere pagati tramite strumenti tracciabili quali bonifici, carte, assegni, app con IBAN e in generale mezzi di pagamento elettronici idonei a garantire la “tracciabilità”  e che tutto ciò risulti dal relativo giustificativo. 

Nel corso dell’anno si sono succeduti vari chiarimenti, come quelli pervenuti con il Decreto-Legge 84/2025, in particolare obbligo di tracciabilità solo per le spese sostenute in Italia: ciò significa che le spese all’estero, di qualsivoglia natura, restano liberamente rimborsabili anche se pagate in contanti.

Maggiore chiarezza anche per le spese di trasporto: la tracciabilità deve essere rispettata solo per i servizi di taxi e noleggio con conducente (NCC), mentre treni, aerei e altri mezzi di linea restano esclusi; in altre parole per i trasporti di linea basta idoneo giustificativo per il loro rimborso in esenzione.

Va ricordato che le novità si applicano solo ai rimborsi analitici, ovvero quelli a piè di lista che normalmente avvengono previa presentazione del dipendente delle specifiche spese sostenute nei luoghi di trasferta. Ci sono tuttavia delle differenze da considerare nelle spese di trasferta ammissibili a seconda che essa avvenga o meno nel Comune sede di lavoro (che di norma dovrebbe coincidere con una delle sedi della Società).

Infatti per le trasferte fuori Comune le spese ammesse possono essere di vario tipo - quindi via libera a alberghi, ristoranti, e varie spese di viaggio e trasporto. Invece per le trasferte nel Comune il rimborso si deve limitare esclusivamente alle spese di trasporto urbano. Ad esempio quindi – laddove il datore di lavoro e dipendente si accordino sul rimborso di una spesa - es ristorante - nel Comune della sede della società, essa sarà sempre imponibile in capo al dipendente.

Regole analoghe valgono anche per le trasferte degli amministratori vista la sostanziale assimilazione di questi rapporti a quelli di lavoro dipendente.

Quanto al caso specifico delle indennità kilometriche, restano non imponibili solo quelle per trasferte fuori del Comune. A riguarda, seguendo consolidate prassi ministeriali, al fine di consentire l'esclusione dalla formazione del reddito di lavoro dipendente, è necessario che, in sede di liquidazione, l'ammontare dell'indennità sia determinato avuto riguardo alla effettiva percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura.

La somma di tutte queste regole - vecchie e nuove - nella maggiorparte dei casi sta imponendo una verifica e probabilmente una revisione delle procedure aziendali interni legate alla approvazione delle note spese e alla loro liquidazione, al fine di assicurare che quanto inserito come oggetto di rimborso rispecchi non costituisca reddito per il dipendente a seconda della tipologia di spese, luoghi di trasferta e massimali previsti. 
 

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Restiamo a disposizione per ogni chiarimento